Warum
Viele Unternehmen erzielen heute einen Großteil ihrer Wertschöpfung mit komplexen Projekten. Wie schon zuvor in der industriellen Fertigung, versucht man natürlich auch hier möglichst effizient zu arbeiten, Strukturen zu bilden und Wiederholungseffekte auszunutzen.
Zwar sind Projekte per Definition einzigartig, wer aber seine Projekte immer in der gleichen Branche durchführt, wird bald feststellen, dass sie alle nach dem gleichen oder einem ähnlichen Schema ablaufen.
Hier tut man gut daran, wenn man neben den richtigen Projektmitgliedern auch über die richtige Steuerungssoftware verfügt.
Das Groupware-Profi-Net stellt hierfür mit den Projektmanager-Modulen (PM) umfangreiche Werkzeuge zur Verfügung.

Projektdefinition und Auftragsverteilung
Als Hauptmodul liegt dem Projektmanager die Projekt- und Auftragsverwaltung zu Grunde.
Hier werden die einzelnen Projekte mit den zugeordneten Abschnitten und Einzelaufträgen verwaltet. Nach der Definition und Zielsetzung eines Projektes wird dieses in einzelne Abschnitte unterteilt. Innerhalb dieser Abschnitte werden dann die einzelnen Aufgaben definiert.
Die Funktionsvielfalt reicht hierbei von der einfachen Zuordnung bis zur komplexen Verknüpfung von Aufgaben mit automatisierten Benachrichtigungsmöglichkeiten um z.B. Milestones zu verfolgen.

Projektkalkulation
Die Zeiten unlimitierter Budgets sind wohl vorerst vorbei.
Daher tut ein Projektleiter gut daran, sein Projekt möglichst solide zu kalkulieren und während der gesamten Durchführungsphase die entstandenen Kosten eng im Auge zu behalten.
Jeder Aufgabe im Projekt kann hierfür eine Sollzeit zugewiesen werden, die auch aktuell mit der Zeiterfassung verglichen werden kann.
So behalten sie während des Projektes den Überblick und sehen schnell, wenn ihnen ein Projektabschnitt oder bestimmte Aufgaben aus dem Ruder laufen.

Pflichtenhefterstellung
Die meisten gescheiterten oder aus dem Ruder gelaufenen Projekte kranken an einem fehlenden Pflichtenheft.
Hat man mit dem PM ein Projekt gewissenhaft definiert, so kann der Reportgenerator automatisch ein Pflichtenheft aus der Projektdefinition und den einzelnen Abschnitten und Aufgaben/Beschreibungen erstellen.

Zeiterfassung
Während des Projektes werden von den Projektmitgliedern die Arbeitszeiten erfasst und den Projekten, Abschnitten und Aufgaben zugeordnet. Eine Erfassung der Zeiten kann mit einer Bewertung des Arbeitsfortschrittes und Kommentaren versehen werden. Dies lässt alle Optionen von der einfachen Arbeitszeitverwaltung bis hin zur detaillierten automatisierten Projektberichterstattung zu.

Weltweites Projektcontrolling
Durch den Einsatz der Groupware Lotus Notes/Domino und replizierender Datenbanken kann ein weltweites Projekt von zentraler Stelle koordiniert und controlled werden.
Hierfür stehen dem Pojektcontroller verschiedene Berichte zur Verfügung.
· Abschnittsberichte – z.B. für den Projektabschnitt technische Evaluierung
· Kostenberichte – Für einzelne Abschnitte, Zeiträume oder das Gesamtprojekt
· Abschlußberichte – z.B. mit Übersicht der gesamten Arbeitszeiten oder entstandenen Kosten
· Volltextberichte aus den Kommentaren der Projektmitglieder, die zu einem Projektbericht verfasst werden können

Nachkalkulation
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt und mit einer soliden Nachkalkulation kann man das nächste Projekt sicher besser kalkulieren.
Die Gegenüberstellung der SOLL- und IST-Zahlen eines Projektes und die Erkenntnisse die hieraus erwachsen stellen einen Großteil des organisationalen Wissens dar. Je genauer eine Kalkulation, desto wettbewerbsfähiger wird das Unternehmen. Auch hierfür stellt der PM übersichtliche Reports zur Verfügung.

Speicherung und Archivierung
Alle Projekte können archiviert werden. Hierfür werden sie aus dem aktivem Datenbestand entfernt und belasten damit nicht mehr den Server. Bei Bedarf kann ein Projekt auch reaktiviert werden, wenn z.B. der Kunde dies zuvor für einige Zeit auf Eis gelegt hatte.

Templatespeicherung (Projektvorlagen)
Ein Projekt wiederholt sich in der Regel zwar nicht, doch die Grundstrukturen bleiben gleich. Daher können Projekte als Vorlagen abgespeichert werden. Erstellt man ein neues Projekt, so ist dies schnell aus einem Template zusammengestellt. Projektdefinition, Abschnitte und Aufgaben werden hierbei bereits für das gesamte Projekt erzeugt und können dann mit geringem Aufwand an das aktuelle Projekt angepasst werden.

Web-Fähigkeit
Sind die einzelnen Projektmitglieder nicht an das Lotus Domino Netzwerk angeschlossen, so kann ihnen über die Web-Schnittstelle Zugriff auf die Zeiterfassung oder die Aufgabenverwaltung gegeben werden.