Der Standard
Lotus Notes bietet in der Basis-Version ausgereifte Möglichkeiten zur gemeinsamen Planung und Verwaltung von Terminen. Auch in der Standardversion ist bereits einen Gruppenkalender integriert, dieser hat jedoch einige Nachteile.

Die Nachteile des Standards
Der gravierendste Nachteil besteht sicherlich darin, dass der Gruppenkalender nur Online verfügbar ist, man also direkten Zugriff auf die Mail-Datenbanken der Kollegen haben muss.
Aber auch der administrative Aufwand ist sehr hoch, denn jeder Benutzer muss sich die Gruppenkalender persönlich einrichten und kann hierbei nicht auf Vorgaben zurückgreifen. Hierbei mag dem einzelnen zwar nicht allzu viel Zeit verloren gehen, sieht man es jedoch aus der Sicht des Unternehmers, so addieren sich die Zeiten für die Konfiguration schnell zu einer beträchtlichen Summe. Genau hier setzt das Konzept des Gruppenkalenders an. Er sammelt die Termine und Urlaubseinträge von verschiedenen Mitarbeitergruppen in zentralen, replizierbaren (und damit auch offline verfügbaren) Gruppenkalendern.

Die Lösung
Der vom Groupware-Profi-Net entwickelte Gruppenkalender erweitert die Übersichtlichkeit im Bereich der Terminplanung.
Damit hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die Termine der Kollegen auch unterwegs auf seinem Notebook einzusehen. Um aktuell zu sein, muss er den entsprechenden Gruppenkalender natürlich mit dem Server replizieren. Dies geht jedoch deutlich schneller, als das direkte Öffnen eines oder gar mehrerer Kalender von Kollegen.

 
 
Urlaubsplanung
Grade bei der Urlaubsplanung kommt es immer wieder zu Problemen, da es Stosszeiten gibt, in denen alle Mitarbeiter Urlaub haben möchten. Der Gruppenkalender hilft Ihnen bei der Urlaubsplanung den Überblick zu behalten. Indem alle Mitarbeiter ihren bereits genehmigten Urlaub in den persönlichen Kalender eintragen, wird dieser auch im Gruppenkalender automatisch verarbeitet. Der Mitarbeiter muss lediglich das Wort „Urlaub“ in das Thema eines Kalendereintrages eintragen. Der zentrale Agent erkennt zum Beispiel aus dem Titel „Kurzurlaub auf Sylt“, dass der Mitarbeiter in Urlaub ist. Hierdurch wird der Kalendereintrag in einer separaten Urlaubsliste eingetragen.
In dieser Liste kann der Benutzer sehr übersichtlich sehen, wann die Kollegen ihren Urlaub nehmen. Bei der Planung und Vergabe von Urlaub ist dann einfach festzustellen, ob noch genügend Mitarbeiter zum Arbeiten da sind.

Schnelle Übersicht auch im Büro
Aber auch wenn Sie sich im Büro befinden leistet der Gruppenkalender gute Dienste. Übersichtlich werden die Termine der Gruppen in Tages-, Wochen- oder Kalenderansichten dargestellt. Nicht nur in der Telefonzentrale schafft man sich somit schnell einen Überblick über die Anwesenheit der Kollegen.

 

Der Gruppenkalender arbeitet mit Lotus Notes ® Templates und benutzt überdies keine externen Tools.
Damit ist er auf allen von Lotus Domino unterstützten Plattformen einsetzbar und arbeitet auch problemlos über verschiedene Notes-Domänen.

Insgesamt bietet der Gruppenkalender eine sinnvolle Ergänzung zu Lotus Notes ® Standard.
Er spart Zeit und sorgt für Übersichtlichkeit, Termintransparenz und eine bessere Urlaubsplanung.